Currículum de Administrativo: Qué Poner para que Pase el Filtro

"Administrativo" no es un puesto, son diez. Facturación, contabilidad, recepción, laboral, comercial, compras, atención al cliente, gestión de expedientes. Las ofertas dicen "administrativo/a" y por dentro piden cosas muy distintas.

De ahí sale el problema real de este currículum: quien escribe uno genérico compite con todos y no encaja en ninguno.

Y hay una segunda diferencia con otros sectores. En administración las vacantes llegan por InfoJobs, LinkedIn o el portal de la empresa, casi siempre con muchos candidatos, así que el primer filtro rara vez es humano. Un software extrae el texto de tu currículum y quien selecciona busca dentro de esa base por palabras concretas. Si el programa que pide la oferta no está escrito en tu documento, no apareces.

Los programas son el dato más importante

Es el punto que decide más candidaturas que cualquier otro, y aun así mucha gente lo resuelve con "manejo de paquete Office".

Nombra cada programa por su nombre exacto, y di qué haces con él:

• ERP: SAP, Sage 50, A3ERP, Microsoft Dynamics / Business Central, Odoo, Navision.
• Nóminas y laboral: A3Nom, Sistema RED, Siltra, Contrat@, Delt@.
• Contabilidad y fiscal: conciliación bancaria, remesas SEPA, modelos 303, 111, 190, 347.
• Excel de verdad: tablas dinámicas, BUSCARV o BUSCARX, filtros avanzados, formato condicional. "Excel avanzado" sin más no dice nada; "tablas dinámicas y BUSCARV" sí.
• Gestión documental y CRM: SharePoint, Google Workspace, Salesforce, HubSpot, Zoho.
• Facturación electrónica: FACe, Facturae, si has trabajado con administración pública.

Ponlos en una sección de herramientas, visible, no escondidos al final. Y sé honesto con el nivel: en una entrevista de administrativo contable es habitual que te pregunten cómo harías una conciliación concreta en el programa que has puesto.

Adapta el vocabulario a la oferta

No se trata de rellenar de palabras clave — eso se nota y perjudica — sino de usar el mismo término que usa la empresa.

Si la oferta dice "gestión de proveedores" y tú has escrito "trato con proveedores", cámbialo. Si dice "facturación", no lo llames "administración de cobros". Es literalmente el mismo trabajo con otra etiqueta, y la etiqueta es la que busca quien filtra.

Basta con revisar la oferta y ajustar cinco o seis expresiones antes de enviar. Es la media hora mejor invertida de toda la candidatura.

La experiencia: volumen y responsabilidad

En administración el dato que sitúa a alguien es cuánto volumen manejaba y con cuánta autonomía. Procesar 40 facturas al mes en una empresa de cinco personas y 900 en una de trescientas son trabajos diferentes, y quien contrata lo entiende al instante.

Flojo: Administrativo. Tareas administrativas varias, atención telefónica, archivo y facturación.

Fuerte: Administrativo de facturación — Distribuciones Lorca S.L., Murcia (ene 2023 – actualidad) · Emisión y registro de 700–900 facturas mensuales en A3ERP; cartera de 180 clientes. · Conciliación bancaria mensual de tres cuentas y preparación de remesas SEPA. · Reclamación de impagados: reduje el plazo medio de cobro de 74 a 58 días. · Apoyo al cierre trimestral y preparación de documentación para la gestoría (modelos 303 y 347).

Datos que casi siempre puedes recuperar aunque no los tuvieras apuntados:

• Facturas, albaranes o expedientes al mes
• Número de clientes o proveedores en tu cartera
• Nóminas gestionadas y plantilla de la empresa
• Llamadas o correos atendidos al día
• Plazo medio de cobro, y si lo mejoraste
• Personas a las que das soporte
• Si eras la única persona del departamento — eso dice mucho de tu autonomía

Si te cuesta encontrarlos, la guía sobre cómo cuantificar logros tiene un método para sacarlos de trabajos que parecen no tener números.

Especializa el título

Cambiar el encabezado según la oferta es rápido y funciona:

• Administrativo contable
• Administrativo de facturación
• Administrativo laboral / de RRHH
• Administrativo de compras
• Administrativo comercial (back office)
• Recepcionista administrativo
• Auxiliar administrativo

Si la oferta dice "administrativo contable", que tu currículum diga "administrativo contable" y no "administrativo". Parece trivial y es de las cosas que más mueven la aguja.

La formación importa más que en otros sectores

Aquí sí se mira, sobre todo al principio:

• FP Grado Medio en Gestión Administrativa o Grado Superior en Administración y Finanzas — es la titulación de referencia del sector.
• Certificados de profesionalidad (actividades administrativas en la relación con el cliente, gestión contable y administrativa).
• Grado en ADE, Economía o Relaciones Laborales, si lo tienes.
• Cursos concretos: A3, SAP, Excel avanzado, protección de datos (RGPD), facturación electrónica.

Si acabas de terminar y no tienes experiencia, pon la formación arriba, antes que la experiencia, y desarrolla las prácticas con el nombre de la empresa, la duración y lo que hacías de verdad.

Formato

Una página si tienes menos de diez años de experiencia; dos como mucho después. Nadie lee tres — aquí está el razonamiento completo.

Una sola columna, cronológico inverso, encabezados normales ("Experiencia", "Formación", "Herramientas"). Nada de plantillas con barra lateral: es el sector donde más candidaturas pasan por un extractor de texto y donde peor sale una maquetación a dos columnas.

PDF siempre, salvo que la oferta pida Word. Y nombra el archivo con tu nombre y el puesto, no cv_definitivo_2.pdf.

Ejemplo completo

MARTA SÁNCHEZ Administrativo contable · Murcia 600 123 456 · [email protected] · linkedin.com/in/martasanchez

PERFIL Administrativa contable con 5 años en pyme de distribución. Facturación de alto volumen en A3ERP, conciliación bancaria y apoyo al cierre. Autonomía en el departamento y trato directo con la gestoría.

HERRAMIENTAS A3ERP · A3Nom · Sage 50 · Excel (tablas dinámicas, BUSCARX) · Sistema RED · Remesas SEPA · FACe

EXPERIENCIA Administrativo de facturación — Distribuciones Lorca S.L., Murcia (ene 2023 – actualidad) · 700–900 facturas mensuales en A3ERP; cartera de 180 clientes. · Conciliación bancaria de tres cuentas y preparación de remesas SEPA. · Reclamación de impagados: plazo medio de cobro de 74 a 58 días. · Documentación de cierre trimestral para la gestoría (modelos 303 y 347).

Auxiliar administrativo — Asesoría Peña, Murcia (sep 2020 – dic 2022) · Registro contable y archivo digital de 40 empresas cliente. · Altas, bajas y variaciones en Sistema RED; apoyo en nóminas con A3Nom. · Atención telefónica y presencial a clientes de la asesoría.

FORMACIÓN FP Grado Superior en Administración y Finanzas — IES Floridablanca, Murcia (2020) Curso de Excel avanzado para gestión, 60 h (2023)

IDIOMAS Español nativo · Inglés B1

Preguntas frecuentes

¿Pongo una sección de herramientas separada? Sí. Es la sección que más se lee de este currículum y la que mejor funciona en un filtro automático. Ponla justo después del perfil.

¿Y si he hecho de todo un poco? Es lo normal en una pyme y no es un defecto — pero ordénalo. Agrupa por bloques ("facturación", "laboral", "atención al cliente") en vez de dar una lista plana de veinte tareas sueltas.

¿Sirve poner "trabajo en equipo" y "organizada"? Solas, no: las pone todo el mundo. Funcionan cuando van pegadas a un hecho — "única administrativa del departamento, con reporte directo a gerencia" demuestra autonomía mejor que la palabra "autónoma". Nuestra guía de habilidades blandas tiene más ejemplos.

¿Debo poner el certificado de discapacidad si lo tengo? Es decisión tuya y no estás obligada a declararlo. Muchas empresas grandes tienen cupo de reserva y vacantes específicas, así que en esas candidaturas suele jugar a favor; en el resto puedes omitirlo sin problema.

¿Foto sí o no? En administración es opcional y cada vez menos frecuente en empresas grandes. No te va a descartar ninguna de las dos decisiones — aquí está el detalle.

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